POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

Razón Social:                                                    ARTILAB S.A

Nit:                                                                       800.053.310-8

Domicilio:                                                          CR 57 A 5 B 53

Teléfono:                                                           (57) +1  2612013

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Página WEB:                                                     www.artilab.com.co

 

OBJETIVO

 

Velar por el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en las bases de datos o archivos que la empresaARTILAB S.A haya recopilado para las finalidades previstas en la autorización respectiva. Para efectos del presente manual la Compañía se considerará como la responsable de la información recaudada.

AMBITO DE APLICACIÓN

 

El Manual de Políticas será aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento por parte de ARTILAB S.A

ALCANCE

 

El presente Manual de Políticas aplica en todos los niveles de la Compañía y a todas las bases de datos personales que se encuentren en poder de ARTILAB S.A y los Encargados del Tratamiento de Datos Personales que obren en nombre de las Compañía.

ANTECEDENTES

 

Con el objetivo de dar cumplimiento a la legislación vigente en materia de protección de datos, en especial la Ley 1581 de 2012 (y demás normas que la modifiquen, adicionen, complementen o desarrollen) y al Decreto 1377 de 2013, a continuación lo ponemos al tanto de los aspectos relevantes en relación con la recolección, uso y transferencia de datos personales que la compañía ARTILAB S.A., realiza a sus datos personales, en virtud de la autorización otorgada por usted para adelantar dicho tratamiento, así como también el manejo.

En esta política de tratamiento de datos personales (la "Política") encontrará los lineamientos corporativos y de ley bajo los cuales  ARTILAB S.A realiza el tratamiento de sus datos, la finalidad, sus derechos como titular, así como los procedimientos internos y externos para el ejercicio de tales derechos.

Conforme a lo previsto en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia y la legislación aplicable (Ley 1266 de 2008, Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y todas aquellas normas que las reglamenten, adicionen, deroguen o modifiquen), tenemos una clara política de privacidad y protección de sus datos personales: no obtenemos información personal de terceros que tengan una relación comercial o jurídica con la Compañía, incluyéndolo a usted, a los Clientes, Empleados o Proveedores, a menos que estos la hayan suministrado voluntariamente mediante su consentimiento previo, expreso y calificado.

1.     DEFINICIONES

 

Para la interpretación de esta Política, le pedimos tener en cuenta las siguientes definiciones:

ü  Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.

ü  Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;

ü  Datos sensibles: Aquellos datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación;

ü  Cliente: Toda persona natural o jurídica a quien ARTILAB S.A preste algún servicio en virtud de una relación contractual/obligacional

ü  Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta de ARTILAB S.A. como responsable de los datos;

ü  Política de Tratamiento: Se refiere al presente documento, como política de tratamiento de datos personales aplicada por ARTILAB S.A de conformidad con los lineamientos de la legislación vigente en la materia;

ü  Proveedores y Contratistas: Toda persona natural o jurídica que preste algún servicio a ARTILAB S.A en virtud de una relación contractual/obligacional;

ü  Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por si misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos, para efectos de esta política, ejercerá como Responsable, en principio, a la compañía ARTILAB S.A.

ü  Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento, sea Afiliado, Cliente, Proveedor, Empleado, o cualquier tercero que, en razón de una relación comercial o jurídica, suministre datos personales a ARTILAB S.A

ü  Trabajador: Toda persona natural que preste un servicio a ARTILAB S.A. En virtud de un contrato laboral.

ü  Transferencia: Se refiere al envío por parte de ARTILAB S.A. como Responsable del Tratamiento o un Encargado de los datos, a un tercer agente o persona natural/jurídica (receptor), dentro o fuera del territorio nacional para el tratamiento efectivo de datos personales;

ü  Trasmisión: se refiere a la comunicación de datos personales por parte del Responsable al Encargado, ubicado dentro o fuera del territorio nacional, para que el Encargado, por cuenta del Responsable, trate datos personales;

ü  Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. Para el entendimiento de los términos que no se encuentran incluidos dentro del listado anterior, usted deberá remitirse a la legislación vigente, en especial a la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013, dando el sentido utilizado en dicha norma a los términos de cuya definición exista duda alguna.

2.     GENERALIDADES

 

ARTILAB S.A. Empleados, Clientes y Proveedores tienen derecho a contar con una expectativa razonable de su privacidad, teniendo en todo caso para ello en cuenta sus responsabilidades, derechos y obligaciones con la Compañía.

En virtud de la relación que se establezca entre usted y ARTILAB S.A., ésta recolecta, almacena, usa y transfiere datos personales, a las distintas entidades de control y vigilancia, además de entidades que de manera formal y legal lo requieran. Dichos datos personales e información incluyen entre otros:

1.       De los Clientes

 

a)       Nombre del Cliente, razón social, número de identificación o Nit con digito de verificación, lugar de domicilio, dirección, teléfonos, fax, correo electrónico;

b)      Contactos de compras y tesorería.

c)       Nombre del gerente o coordinador de ventas, dirección, teléfonos, fax, correo electrónico;

d)      Información tributaria, certificados existencia  y representación legal, Rut actualizado y fotocopia de la cédula del representante legal.

e)      Información bancaria que incluye nombre del titular de la cuenta bancaria, número de la cuenta bancaria y nombre o código del banco.

f)        Información contable y financiera, estados financieros comparativos de los dos últimos periodos con Notas a los mismos debidamente firmados por el representante legal, contador y/o revisor fiscal si es el caso.

 

2.       De los Proveedores.

 

a)       Nombre del Proveedor o razón social, número de identificación o NIT con dígito de verificación, lugar de domicilio, dirección, teléfonos, fax, correo electrónico;

b)      Nombre del gerente general o representante legal y dirección, teléfonos, fax, correo electrónico;

c)       Nombre del asignado para el recaudo de cartera, correo electrónico;

d)      Nombre del jefe de almacén y coordinador de entrega de pedidos.

e)      Información tributaria, certificados de existencia y representación legal, Rut actualizado y fotocopia de la cédula del representante legal

f)        Información bancaria que incluye nombre del titular de la cuenta bancaria, número de la cuenta bancaria y nombre o código del banco. Autorización y certificación bancaria para pago vía trasferencia.

 

3.       De los Empleados

Trabajador y Grupo Familiar: nombre, identificación, dirección, teléfono, nombre de esposa e hijos, nombre e identificación de hijos, historia médica, afiliaciones a la seguridad social, póliza médica, edad, fecha de nacimiento, información de estudios, concepto de salud ocupacional y / o los ajustados a la normatividad vigente del SG-SST, participación en actividades de recreación y deporte;

a)       Hoja de vida, educación, experiencia, vínculos con entidades, vínculos con empresas; referencias laborales y personales

b)      Salario y otros pagos;

c)       Afiliaciones con descuento de nómina;

d)      Autorizaciones de descuentos;

e)      Contrato laboral;

f)        Cambios en el contrato de trabajo;

g)       Afiliación EPS, fondo de pensiones, ARL, Caja de compensación, fondo de cesantías.

h)      Capacitaciones recibidas;

i)        Historia clínica ocupacional del trabajador; I. Accidentes laborales;

j)        Horas extras;

Si  dentro de la información recolectada se encuentran datos sensibles, ARTILAB S.A.; le informará de la calidad de dicho datos sensibles y la finalidad del tratamiento, y sólo serán tratados con su consentimiento previo, expreso e informado. Tenga en cuenta que por tratarse de datos sensibles usted no está obligado a autorizar su tratamiento.

3.     USO Y FINALIDAD DEL TRATAMIENTO

 

Los datos personales son utilizados para:

a)       Ejecución del contrato suscrito con cualquiera de la Compañía.

b)      Verificación de las referencias y datos administrados para la correcta otorgación de cupos de crédito, cobro de facturación y demás gestiones de cartera.

c)       Pago de obligaciones contractuales.

d)      Envío de información a entidades gubernamentales o judiciales por solicitud expresa de la misma.

e)      Soporte en procesos de auditoria externa/interna.

f)        Envío / Recepción de mensajes con fines comerciales, publicitarios y/o de atención al cliente y/o actividades de actualización, capacitaciones en todos los temas del resorte normativo del entorno empresarial, y/o de tipo asociativo y/o de integración empresarial.

g)       Registro de la información de los empleados, clientes, empleados y proveedores en la base de datos de ARTILAB S.A., y otros que se requieran dentro del funcionamiento de la Compañía según procesos que se desarrollen en ella.

h)      Contacto con afiliados, miembros del consejo directivo, empleados, clientes, empleados y proveedores para el envío de información relacionado con la relación contractual, comercial y obligacional que tenga lugar.

i)        Recolección de datos para el cumplimiento de los deberes que como Responsable de la información y datos personales, le corresponde a ARTILAB S.A

j)        Con propósitos de seguridad o prevención de fraude.

k)       Para proporcionarle un efectivo servicio al cliente.

l)        Cualquier otra finalidad que resulte en el desarrollo del contrato o la relación entre usted y ARTILAB S.A.

Si Usted nos proporciona Datos Personales, ésta información será utilizada sólo para los propósitos aquí señalados, y no procederemos a vender, licenciar, transmitir o divulgar la misma fuera de la Compañía salvo que (i) usted nos autorice expresamente a hacerlo, (ii) sea necesario para permitir a nuestros contratistas o agentes prestar los servicios que les hemos encomendado, (iii) con el fin de proporcionarle nuestros productos o servicios, (iv) sea divulgada a las entidades que prestan servicios de marketing en nuestro nombre o a otras entidades con las cuales tenemos acuerdos de mercadeo conjunto, (v) tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión u otro proceso de restructuración, o (vi) según sea requerido o permitido por la ley,

A fin de poner en práctica los propósitos descritos anteriormente, sus datos personales podrán ser divulgados con los fines dispuestos anteriormente al personal de recursos humanos, encargados, consultores, asesores y a otras personas y oficinas según corresponda.

ARTILAB S.APodrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información. Cuando efectivamente subcontratamos con terceros el procesamiento de su información personal o proporcionamos su información personal a terceros prestadores de servicios, advertimos a dichos terceros sobre la necesidad de proteger dicha información personal con medidas de seguridad apropiadas, les prohibimos el uso de su información personal para fines propios y les impedirnos que divulguen su información personal a otros.

Adicionalmente, le informamos que una vez cese la necesidad de tratamiento de sus datos, los mismos podrán ser eliminados de las bases de datos de ARTILAB S.A. ó archivados en términos seguros a efectos de que solamente sean divulgados cuando a ello hubiere lugar de acuerdo con la ley. Dichos datos no serán eliminados a pesar de la solicitud del titular, cuando la conservación de los mismos sea necesaria para el cumplimiento de una obligación o contrato, se mantendrán en nuestro sistema como inactivos.

4.     DERECHOS DEL TITULAR

 

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los derechos que como titular nos asisten en relación con sus datos personales son:

a)       Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a ARTILAB S.A. como lo son responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

b)      Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Compañía como Responsables del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento;

c)       Ser informado por ARTILAB S.A., como Responsables del Tratamiento o por el Encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;

d)      Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lodispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complemente

e)      Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales;

f)        Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Dentro de esta política encontrará el Procedimiento a través del cual la compañía garantiza el ejercicio de todos sus derechos.

5.     PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE SUS DERECHOS COMO TITULAR

 

Si tiene preguntas acerca de esta Política, o cualquier inquietud o reclamo, o en caso de ejercicio de queja, rectificación, actualización, consulta, o solicitud de acceso o de sustracción de datos, o con respecto a la administración de la Política, comuníquese con nosotros a través de cualquiera de los siguientes medios, para lo cual la compañía a designado un área responsable de atender dichos requerimientos en cabeza de Dirección Administrativa y Financiera de la compañía.

·         Telefónicamente en Bogotá a: PBX 2612013 en horario de 7:00 a.m. a 5:30 p.m.

·         También a nuestro correo electrónico: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.

·         radicar su petición o solicitud en la ciudad de Bogotá en la dirección Cr 57 A  5 B 53

Tenga en cuenta que una vez usted ponga en conocimiento al área responsable al interior de la compañía, dependiendo de a cuál de ellas vaya dirigida su petición, se dará trámite a la consulta, solicitud o queja.

Podrá consultar a ARTILAB S.A. respecto de los datos personales que la compañía tenga almacenados en sus bases de datos, para las cuales será necesario que el solicitante o su representante legal acrediten previamente su identidad. Dicha consulta será atendida por ARTILAB S.A. en un término máximo de diez (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Este plazo podrá ser ampliado por ARTILAB S.A. en una sola ocasión, en cuyo caso le serán informados los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso será superior a cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, ARTILAB S.A. hará de su conocimiento, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Su solicitud o petición relacionada con reclamos, actualizaciones, correcciones, o supresión de sus datos personales deberá ser atendida en un término máximo de quince (15) días hábiles desde el recibo de la solicitud o petición.

Para la correcta y completa consideración de su petición, solicitud o reclamo, le solicitamos allegar la identidad del solicitante, su número de identificación, la dirección de notificaciones/respuestas y los documentos que quiere hacer valer.

Si su solicitud o petición no tiene los datos y hechos suficientes que permitan a ARTILAB S.A. atenderla de forma correcta y completa, se le requerirá dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción de la solicitud, petición o reclamo para que subsane sus fallas. Después de transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, si usted como solicitante no ha subsanado según lo requerido, ARTILAB S.A. receptora de su petición entiende que ha desistido de su solicitud.

 

 

6.     AUTORIZACIÓN

 

ARTILAB S.A.debe solicitar autorización previa, expresa e informada a los Titulares de los Datos Personales sobre los que requiera realizar el Tratamiento.

a)       Autorización previa significa, que el consentimiento debe ser otorgado por el Titular, a más tardar en el momento de la recolección de los datos personales.

b)      Autorización expresa quiere decir que el consentimiento del Titular debe ser explícito y concreto, no son válidas las autorizaciones abiertas y no específicas. Se requiere que el Titular manifieste su voluntad de autorizar que LA CORPORACION realice el Tratamiento de sus Datos Personales.

Esta manifestación de voluntad del Titular puede darse a través de diferentes mecanismos puestos a disposición por ARTILAB S.A., tales como:

Por escrito, por ejemplo, diligenciando el formato de (AUTORIZACION PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES), el cual se adjunta como Anexo 1 a la presente política.

Cualquiera que sea el mecanismo utilizado por ARTILAB S.A, es necesario que la autorización se conserve para poder ser consultada con posterioridad.

ü  Autorización Informada significa que al momento de solicitar el consentimiento al Titular, debe informársele claramente:

ü  Los Datos Personales que serán recolectados.

ü  La identificación y datos de contacto del Responsable y del Encargado del Tratamiento.

ü  Las finalidades específicas del Tratamiento que se pretende realizar, es decir: cómo y para qué se va a hacer la recolección, el uso, la circulación de los Datos Personales.

ü  Cuáles son los derechos que tiene como Titular de los Datos Personales; para el efecto ver el numeral 6 de ésta Política.

ü  El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando éstas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de niñas, niños y adolescentes.

7.     MEDIDAS DE SEGURIDAD

 

En  desarrollo  del  principio  de  seguridad  establecido  en  la  Ley  1581  de 2012, ARTILAB S.A. Adoptará  las  medidas  técnicas,  humanas  y administrativasque   sean   necesarias   para   otorgar   seguridad   a   los   registros   evitando   su adulteración, pérdida, consulta,  uso o acceso no autorizado o fraudulento. El personal que realice el tratamiento de los datos personales ejecutará los protocolos establecidos con el fin de garantizar la seguridad de la información.

8.     MODIFICACIÓN DE ESTA POLÍTICA

 

Esta política puede ser modificada en cualquier momento, avisándole del cambio y se pondrá a su disposición la última versión de esta Política o los mecanismos para obtener una copia de la misma, en nuestro portal WEB WWW.ARTILAB.COM.CO

 

Fecha de entrada en vigencia:                   24 de Octubre de 2016

Fecha última modificación           :              24 de Octubre de 2016

Periodo de vigencia de las bases de datos: La vigencia de la base de datos será el tiempo razonable y necesario para cumplir con las finalidades del tratamiento de la información.